効率的にEメールを使う方法 アーカイブで受信トレイを空にして時間節約 (Gmail、Outlookなど)

こんにちは、メールサーバーを自前で構築してたことがあるけーのです。

世の中にはどうもEメールの処理で苦しんでいる人が多いように思うので、現代的で効率的な「Eメール(以下、メール)を賢く使う方法」について書きました。今更メールの使い方を学ぶ必要なんて感じないかも知れませんが、まあ読んでみてください。既に知っていることだったらスマソ。

効率的なEメールの使い方とは

  • 「アーカイブ」機能を使って「受信トレイ」は空っぽにしましょう。
  • 通知を切りましょう。
  • 余計なメールは見ないようにしましょう。
  • 「フォルダ分け」を多用するのはオススメできません。
  • 本当に大事なことはメールを見逃しても大丈夫です。

「アーカイブ」機能を使って「受信トレイ」を空っぽにする

世の中には「受信トレイ」が大量のメールで埋もれてしまっている人が多過ぎます。何千、何万もの新着メール通知(バッジ)が表示されているスマートフォンのスクリーンショットを見ることもそう珍しいことではありません。受信トレイが全く機能していない状態です。

そもそも「受信トレイ」には未読メールだけが入っているようにすべきです。最近のメールアプリは元々そのように設計されているのですが、なぜかそれを誰も教えてくれません。

では読んだメールは削除すべき?いやいや、それでは「時間が経ってから重要であることがわかるメール」があるかも知れないという不安が残ってしまいますし、色々な理由でとっておきたいこともあるでしょう。でも重要かどうかわからないメールが大量に「受信トレイ」に残っていると非常に邪魔です。

ではどうするのが良いかというと、GmailやOutlookには「アーカイブ」という素晴らしい機能がありますので、これを使いましょう。「アーカイブ」は日本語に訳しにくくて日本人には理解しにくい言葉ですが、これらのメールシステムでは「どこか見えないところに保存する」という意味です。例えて言うなら、「受信トレイから取り出したメールを棚にしまう」イメージですね。これをすると、メールは受信トレイから消えさりますが、「検索」することによっていつでも瞬時に棚から取り出すことができます。

読んだら「とにかくアーカイブ」しておけば受信トレイはスッキリ。 受信トレイに未読メールしかない状態になれば、「対応しなければならないメールがある…早くやらなくては!」などと考えるストレスがなくなります。また、メールはすべて「アーカイブ」することで「このメールは本当に削除していいのか?」という判断にエネルギーや時間を費やさなくて済みます。

ちなみに最近のスマートフォンのメールアプリでは、大抵メールのリスト表示の画面から左右どちらかのスワイプするだけでアーカイブできますし、メール詳細表示の画面でもアーカイブボタンがあります。

通知を切る

すべての受信メールの通知を表示させている人が多くいると思います。特にスマートフォンでは。私もかつてはそうでした。

しかし、今の時代「今やっていること(仕事や遊び)を中断してでもすぐに見なければならない」類のメールを受信している人はあまりいないでしょう。その役割は既にLINEなどに取って代わられています。

メールを読むタイミングは、自ら決定するべきです。

というわけで、メール通知は邪魔なので切りましょう。完全に切ってしまうのも不便という場合は「メール文面から重要だとシステムが判断したときのみ通知」を使ったり「特定のキーワードや送信者の場合のみ通知」といった条件を設定するのも良いでしょう。手動での条件設定はめんどいから私はやりませんが。

余計なメールは見ない

まず、ダイレクトメールの類はすべて停止します。お金よりも貴重な「時間」を奪う「お得情報」に振り回されるのはやめましょう。

次に、重要でないが後で見たくなる可能性があるメールは、自動振り分けで「受信トレイをスキップ」するように設定します。すると、メール受信と同時に自動でアーカイブされ、通知は送られてきません。これで1秒たりとも時間を無駄にせずに保存しておくことができます。

ゴミに等しいが配信停止もできないメールは「ブロック」します。自動的にゴミ箱に捨てられますので、1秒たりとも時間を無駄にせずに済みます。会員制サイトに登録していて何らかの理由で退会や配信停止ができない場合、ログインできなくなったので停止できないが手動で問い合わせするのは面倒、などの時に使うと便利です。

件名を読むだけで事足りる場合は本文を見ないで「アーカイブ」します。1通あたり1秒未満で処理できます。同じようなメールを何度も見ないでアーカイブしていることに気付いたら、上記のどれかで自動処理するようにします。

「フォルダ分け」はオススメできない

「フォルダ」を何十個も作ってきれいに分けてメールを分類している人をたまに見かけますが、あまりオススメできません。以下のような問題点があります。

  1. フォルダが多過ぎて探すのが大変になる。本末転倒。
  2. 「自動振り分け」を多用しすぎると、意図しない振り分けが発生して重要なメールを見失う事故が起きる。
  3. 手動で振り分けるのは時間がかかりすぎる。

どうしても使いたい場合は、最も重要な数個のフォルダに絞るべきです。また、同様の理由で「ラベル」「タグ」のような機能もオススメしません。ほとんどの場合は、単に「アーカイブ」するだけで済むはずです。大丈夫、後で検索すれば必要なメールは見つかります。

本当に大事なことはメールを見逃しても大丈夫

本当に大事なことは、メールを見逃しても相手から電話などで連絡してきてくれます。大丈夫です。たぶん。

テクノロジーに使われるのではなく、使いこなして良い人生を送りましょう。